2008/09/29

Google 文件‧表格的應用


近來為了車隊的活動報名攪的心疲力竭,我最不愛做這種瑣碎的工作,但越不喜歡的事,它越會撲上身來。活動報名最麻煩的事,莫過於處理來自四面八方,格式五花八門的報名文件,僅管你已經把遊戲規則都寫好了,但總是會有些人寄來的東西讓人傻眼,得花許多時間去整理,或是再聯絡缺了哪些資料,一整個不方便。

為此,我急欲做一報名系統,但雖然平常都宅在電腦前面,不過對於程式設計是一竅不通,但是還好現在網路資源相當的方便,沒花多久的時間我就發現,原來Google 文件就可以做到我想做的報名系統,而且全圖形化的介面,加上親切的中文,讓我很快就可以上手,很快的就把報名表單設計好上線,在最近的兩個比賽有卓著的功效,讓我在整理資料上省了不少的麻煩。




要用Google 文件做表單,當然是先要進入Google文件(http://docs.google.com/ )。(註:在進入Google 文件之前,必需先有一個Goolge帳號,若沒有就快去申請一組)

01表格


進入Google文件後,可以在左上角看到「新增」的功能,點選後選取「表格」項目,就可以進入我們今天的主題。

02表格

 

在進入Goolge文件的表格後,會看到一個表格的雛型,空白的表格中有提示的內容敘述每個格子該填入哪些資料,依序是"標題" (這也是你會在Google文件中表格的題目)、內容,接著就是分項問題。

03表格

 

每個問題包括了"問題標題"、"說明文字"、"問題內型"及"答案"的空格,每個都填上後按完成即可。一張問卷中可以有許多的問題,每次要新增問題只要去按一下「新增問題」然後選擇需要的問題類型即可,問題類型也可以稍候在編輯問題時再進行更改。

05表格

 

在表格中可以設計的問題類型共有五種,共為「文字」、「段落文字」、「複選」、「核取方塊」、「從清單中選擇」及「比例(1-N)」等,依照問題的內容及需求不同做選擇。

04表格

 

在「段落文字」這個問題類型中,答案欄可以填寫較長的文字內容,在做備註、論述或是字元較多時適用。

06表格

 

「複選」其實只有單選,填答者僅能在問卷設計的項目中選擇一個當答案。

07表格

 

若需要複選的功能,則「核取方塊」就是最適合的,填答者可以依照自己的需求或想法做選擇幾個項目。

08表格

 

「從清單選擇」可以做一個有許多選項的下拉式清單,填答者亦只能從中選擇一個答案,在選擇的項目較多時可以用這個問題類型。

09表格

 

「比例」可以用做為評等、喜好的程度等問題所使用。評等的分數等級可以設定最高是10個等級。

10表格

 

在表格設計完成後,要到表格的右上角點選「儲存」,然後就可以從下方的藍色連結檢視設計好的表單。

11表格

 

在儲存後回到Google文件的主頁,就可以看到剛剛設計的表單已經出現在文件列表中,未來要看填表的資料,或是要修改表格都從這邊點選就可以。

12表格

 

再回到表單的功能,在更多動作中有「編輯確認」的選項,點選則可以編輯在填表者填完表格時您所要說的感謝語之類的話。

13表格

 

接下來這個功能最為重要,在更多動作中點選「已內嵌」,會出現一個HTML語法,複製後可以用在論壇、Blog中做嵌入式的表單。(註:需注意要貼的網站需支援iframe)

14-01表格

 

以台灣獼猴車隊的網站為例,點選Discuz!代碼模式,並貼上剛剛複製的編碼,然後發布。 就可以將設計的表單嵌入到論壇的文章中供使用者填答。

14表格

 

嵌入後的結果。

15表格

 

在填答後,回到Google文件列表中點選表格,就可以看到填答者所填的答案內容已經整理好在對應的表格中,要使用時只要匯出成PDF或是EXCEL等格式就可以在電腦上做進一步的分析或處理。

16表格             

(完)

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