Google 文件‧表格的應用

近來為了車隊的活動報名攪的心疲力竭，我最不愛做這種瑣碎的工作，但越不喜歡的事，它越會撲上身來。活動報名最麻煩的事，莫過於處理來自四面八方，格式五花八門的報名文件，僅管你已經把遊戲規則都寫好了，但總是會有些人寄來的東西讓人傻眼，得花許多時間去整理，或是再聯絡缺了哪些資料，一整個不方便。

為此，我急欲做一報名系統，但雖然平常都宅在電腦前面，不過對於程式設計是一竅不通，但是還好現在網路資源相當的方便，沒花多久的時間我就發現，原來Google 文件就可以做到我想做的報名系統，而且全圖形化的介面，加上親切的中文，讓我很快就可以上手，很快的就把報名表單設計好上線，在最近的兩個比賽有卓著的功效，讓我在整理資料上省了不少的麻煩。

要用Google 文件做表單，當然是先要進入Google文件(http://docs.google.com/ )。(註：在進入Google 文件之前，必需先有一個Goolge帳號，若沒有就快去申請一組)

進入Google文件後，可以在左上角看到「新增」的功能，點選後選取「表格」項目，就可以進入我們今天的主題。

 

在進入Goolge文件的表格後，會看到一個表格的雛型，空白的表格中有提示的內容敘述每個格子該填入哪些資料，依序是"標題" (這也是你會在Google文件中表格的題目)、內容，接著就是分項問題。

 

每個問題包括了"問題標題"、"說明文字"、"問題內型"及"答案"的空格，每個都填上後按完成即可。一張問卷中可以有許多的問題，每次要新增問題只要去按一下「新增問題」然後選擇需要的問題類型即可，問題類型也可以稍候在編輯問題時再進行更改。

 

在表格中可以設計的問題類型共有五種，共為「文字」、「段落文字」、「複選」、「核取方塊」、「從清單中選擇」及「比例(1-N)」等，依照問題的內容及需求不同做選擇。

 

在「段落文字」這個問題類型中，答案欄可以填寫較長的文字內容，在做備註、論述或是字元較多時適用。

 

「複選」其實只有單選，填答者僅能在問卷設計的項目中選擇一個當答案。

 

若需要複選的功能，則「核取方塊」就是最適合的，填答者可以依照自己的需求或想法做選擇幾個項目。

 

「從清單選擇」可以做一個有許多選項的下拉式清單，填答者亦只能從中選擇一個答案，在選擇的項目較多時可以用這個問題類型。

 

「比例」可以用做為評等、喜好的程度等問題所使用。評等的分數等級可以設定最高是10個等級。

 

在表格設計完成後，要到表格的右上角點選「儲存」，然後就可以從下方的藍色連結檢視設計好的表單。

 

在儲存後回到Google文件的主頁，就可以看到剛剛設計的表單已經出現在文件列表中，未來要看填表的資料，或是要修改表格都從這邊點選就可以。

 

再回到表單的功能，在更多動作中有「編輯確認」的選項，點選則可以編輯在填表者填完表格時您所要說的感謝語之類的話。

 

接下來這個功能最為重要，在更多動作中點選「已內嵌」，會出現一個HTML語法，複製後可以用在論壇、Blog中做嵌入式的表單。(註：需注意要貼的網站需支援iframe)

 

以台灣獼猴車隊的網站為例，點選Discuz!代碼模式，並貼上剛剛複製的編碼，然後發布。 就可以將設計的表單嵌入到論壇的文章中供使用者填答。

 

嵌入後的結果。

 

在填答後，回到Google文件列表中點選表格，就可以看到填答者所填的答案內容已經整理好在對應的表格中，要使用時只要匯出成PDF或是EXCEL等格式就可以在電腦上做進一步的分析或處理。

             

(完)